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Räume auf für das papierlose Büro

Das papierlose Büro ist in aller Munde. Denn wir digitalisieren unser Leben immer mehr. Wäre es für dich nicht auch ein Traum, wenn dein Büro ohne Papier, ohne Aktenordner und ohne zeitaufwendiges Suchen funktionieren würde?

Das papierlose Büro

Ist es eigentlich sinnvoll ein papierloses Büro zu haben? Egal, ob du in einem Unternehmen angestellt bist, oder ob du selbstständig bist, Papierkram hat jeder. Denn auch du machst eine Steuererklärung, musst deine Versicherungen oder die Kundendaten sortieren oder auch deine Konten verwalten. Daher hast du jede Menge Papier – und wer will das nicht loswerden?

Sortieren, einpflegen, abheften – das kostet richtig viel Zeit! Deswegen ist es wirklich richtig sinnvoll und auch erstrebenswert auf ein papierloses Büro umzustellen.

Wenn du deinen Kopf aufräumst, dann räume auch dein Umfeld auf!

Genau so, wie du deine Wohnung aufräumst, solltest du auch deinen Kopf aufräumen. Das habe ich dir ja in dem Kurs „Detox Your Mind“ ausführlich erzählt. Das es so gut tut und unglaublich befreiend ist seinen Kopf und sein ganzes Leben aufzuräumen, auch darüber habe ich dir viel erzählt.

Das Büro, das ist ja dein Arbeitsleben, das solltest du bei den Aufräumarbeiten nicht vergessen. Wie gehst du jetzt am Besten vor?Das papierlose Büro

Hier die Schritte, die du einhalten musst, um für ein papierloses Büro zu sorgen:

  • Aufräumen
  • Sortieren
  • Digitalisieren
  • Ablagesystem anlegen
  • Format festlegen

Auf ins papierlose Büro: Aufräumen und Sortieren

Am Anfang steht das Sortieren und das Aussortieren der vorhandenen Papiere. Das ist aber nicht so schlimm, wie es sich anhört. Zuerst wird du feststellen, dass es eine Menge Dokumente gibt, die sich erst mal noch auf Papier befinden. Aber, die kann man ganz einfach und schnell digitalisiert.

Was benötigst du für das Aufräumen und Sortieren

Eins von diesen drei Möglichkeiten solltest du schon näher betrachten. Wenn du deine Dokumente mit einem Scanner archivieren möchtest, ist das genau so einfach zu handhaben, wie ein Scan Snap oder das Abfotografieren mit einem iPad. Meistens hat dein Drucker bereits eine Scanfunktion. Diese eignet sich besonders gut, wenn du nicht all zu viele Dokumente hast. Ansonsten ist ein Scanner sehr zeitaufwendig.

Eine tolle Alternative ist der Scan Snap. Das ist ein Gerät, das deine Dokument mit Vorder- und Rückseite abscannt oder  sogar mehrere Dokumente in einer Datei zusammenfasst. Schön ist auch, dass deine Dokumente mit dem ScanSnap durchsuchbar werden. Das bedeutet, dass du jederzeit deinen Computer einfach nach einem Stichwort durchsuchen kannst. Beim Archivieren mit einem Scanner, brauchst du noch ein Ablagesystem, das gut und auf dich zugeschnitten ausgedacht sein sollte. Das Ablagesystem benötigst du für das Wiederfinden deiner Dokumente, denn beim Scannen sind deine Dokumente in der Regel nicht durchsuchbar.

Deine Unterlagen, die nicht dringend als Original aufbewahrt werden müssen, kannst du in ein Pdf Dokument umwandeln. Wenn du deine Dokumente einscannst, dann solltest du darauf achten, dass sie gerade aufliegen und so alles auch gut lesbar ist. Ein Dokument, dass hinterher lückenhaft oder nicht mehr lesbar ist, wäre echt fatal und ist verloren, wenn du die Originaldokumente nicht aufbewahrst.

Die beste Möglichkeit alte Papiere auszusortieren und dein Leben aufzuräumen

Das Büro aufzuräumen ist so wie Kartons für einen Umzug zu packen. Wenn man sowieso alles einpacken muss, dann kann man die Unterlagen auch gleich aussortieren.

Also, als Fazit kann man sagen, dass man

  • die wichtigen Unterlagen archivieren,
  • die wichtigsten Originale aufbewahren und
  • den Rest zu entsorgen sollte.

Ähnlich wie bei einem „richtigen“ Papierkorb sollte man auch den digitalen Papierkorb von Zeit zu Zeit leeren. Aber, hier ist Vorsicht geboten, denn was einmal entleer ist, ist für immer gelöscht. Bei einem papierlosen Büro gibt es keine Aktenordner mehr, die viel Platz wegnehmen. Dafür kann natürlich der digitale Müll im Papierkorb eine Menge Platz auf der Festplatte einnehmen.

Verwöhne dein Auge und deine Seele lieber mit einer schönen Zimmerblume statt mit unansehnlichen Aktenordnern und schaffe dir Platz um richtig durchatmen zu können – im wirklichen Leben und auf deinem Computerschreibtisch!

 

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